Tự Học Access 2016: Thiết Kế và Dựng Bảng Cơ Sở Dữ Liệu

Tổng quan về Microsoft Access

Microsoft Access là phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan h* (RDBMS) rất phổ biến và được sử dụng rộng rãi hiện nay. Access cho phép người dùng tạo lập các cơ sở dữ liệu để lưu trữ và quản lý dữ liệu một cách khoa học.

Ưu điểm của Access là tương đối dễ sử dụng, phù hợp với người mới bắt đầu. Bên cạnh đó, Access cũng cung cấp những tính năng mạnh mẽ giúp quản trị và khai thác dữ liệu một cách hiệu quả.

Vì vậy, việc tự học Access 2016 sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng làm việc với cơ sở dữ liệu, đáp ứng nhu cầu quản lý và xử lý dữ liệu trong công việc và cuộc sống.

Các bước để tự học Access 2016

Bước 1: Làm quen với giao diện chính

Khi mở Access 2016, bạn sẽ thấy giao diện chính bao gồm các phần sau:

• Thanh ribbon: Bao gồm các tab Home, Create, External Data, Database Tools,... để truy cập các công cụ và chức năng.
• Ngăn đối tượng: Hiển thị các đối tượng như bảng, form, report, macro,...
• Khung hiển thị chính: Để hiển thị và tương tác với các đối tượng.

Hãy mở Access và làm quen từng thành phần trên giao diện chính. Tìm hiểu xem mỗi tab trên thanh ribbon có những công cụ gì.

Bước 2: Tạo cơ sở dữ liệu mới

Để bắt đầu làm việc, bạn cần tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách:

• Chọn tab File > New > Blank database.
• Đặt tên và chọn nơi lưu cơ sở dữ liệu.
• Nhấn Create để tạo cơ sở dữ liệu.

Một cơ sở dữ liệu trống sẽ được tạo ra, sẵn sàng để bạn thiết kế và nhập dữ liệu.

Bước 3: Thiết kế bảng

Thiết kế bảng là bước quan trọng đầu tiên để xây dựng cơ sở dữ liệu. Để tạo bảng mới:

• Chọn tab Create > Table Design.
• Đặt tên bảng, thêm các trường dữ liệu cần thiết.
• Định nghĩa kiểu dữ liệu, kích thước cho mỗi trường.
• Thiết lập khóa chính và mối quan h* giữa các bảng.

Hãy thực hành thiết kế vài bảng đơn giản để làm quen với các bước thiết kế bảng trong Access.

Bước 4: Nhập và chỉnh sửa dữ liệu

Sau khi thiết kế xong các bảng, bạn có thể bắt đầu nhập dữ liệu vào bảng bằng cách:

• Mở bảng và nhấn chuột phải > View Data để nhập dữ liệu.
• Nhập dữ liệu từng dòng một cho từng trường thông tin.
• Sử dụng các phím tắt để di chuyển giữa các ô hay các dòng dữ liệu.

Bạn cũng có thể chỉnh sửa, xóa dữ liệu hoặc thêm bớt cột khi cần thiết.

Bước 5: Tạo mối quan h* giữa các bảng

Để liên kết các bảng với nhau, bạn cần tạo mối quan h* bằng cách:

• Chọn tab Database Tools > Relationships.
• Kéo thả các bảng cần liên kết vào khung Design.
• Đặt chỉnh sửa mối quan h* bằng cách kéo khóa chính vào khóa ngoại tương ứng.

Việc thiết lập chính xác các mối quan h* sẽ giúp dữ liệu được liên kết chặt chẽ với nhau.

Bước 6: Tạo form và report

Form và report trong Access giúp người dùng dễ dàng nhập dữ liệu và xem báo cáo kết quả. Để tạo form hoặc report:

• Chọn tab Create > Form hoặc Report.
• Chọn bảng dữ liệu làm nguồn cho form/report.
• Chọn trường cần hiển thị và thiết kế bố cục form/report.
• Định dạng lại các đối tượng văn bản, hình ảnh,...

Form và report giúp người dùng dễ dàng tương tác với dữ liệu hơn thông qua giao diện trực quan. Hãy thực hành tạo một vài form/report đơn giản.

Kết luận

Hy vọng với 6 bước cơ bản trên đây sẽ giúp bạn nắm được quy trình tự học Access 2016 từ cơ bản đến nâng cao. Để thành thạo Access, bạn cần thực hành thường xuyên để nắm chắc các thao tác và ứng dụng thực tế.

Tìm hiểu & tham khảo về Tự Học Access 2016